Política de Privacidad

Esta Política de Privacidad explica cómo NOVIX (operado por NOCTURA Studio) trata la información cuando usás la plataforma de contabilidad y documentos tributarios electrónicos (DTE) en novixfinance.com. Al usar NOVIX aceptás esta política.

1. Quiénes somos y nuestro rol

NOVIX es una herramienta para despachos contables y empresas. Respecto de los datos de TUS clientes (los contribuyentes cuya contabilidad llevás), vos —el despacho o la empresa titular de la cuenta— sos el RESPONSABLE del tratamiento, y NOVIX actúa como ENCARGADO: tratamos esos datos únicamente para prestarte el servicio, siguiendo tus instrucciones. Respecto de los datos de tu propia cuenta (tu usuario, tu empresa), NOVIX es el responsable.

2. Qué datos tratamos

• Datos de la cuenta: correo, nombre de la empresa o despacho, rol y credenciales de acceso. En los nuevos registros también se solicita nombre completo, DUI y teléfono que declara la persona titular; esto no significa que las cuentas anteriores ya hayan proporcionado esos datos.
• Datos tributarios y contables: DTE (facturas, créditos fiscales, notas), libros de IVA, partidas, NIT/NRC, montos, proveedores y clientes que cargás o que llegan por correo.
• Datos de PERSONAS EMPLEADAS, si usás el módulo de planilla: nombre, DUI o NIT, número de ISSS y AFP, salario y sus descuentos, fecha de ingreso y retenciones. Son los datos más sensibles que trata la plataforma y solo se usan para calcular y documentar tu planilla y tus obligaciones (F-14, ISSS, AFP).
• Datos de tus clientes del Portal, si lo habilitás: nombre de la empresa, correo de acceso y lo que ellos suban.
• Configuración de ingesta por correo: las direcciones que declarás y verificás para recibir tus DTE.
• Datos bancarios de la empresa, si usás el módulo de bancos: cuentas y movimientos que importás. El número de cuenta se muestra enmascarado (solo los últimos dígitos).
• Metadatos técnicos: registros de actividad (auditoría), registro de accesos, fechas y estados de procesamiento.

Respecto de las personas empleadas de tus clientes, vos y tu cliente son los responsables de haberles informado el tratamiento de sus datos para fines de planilla; NOVIX los trata únicamente por instrucción tuya y para esa finalidad.

3. Para qué los usamos y con qué base

Tratamos los datos para prestar el servicio que contrataste: registrar y clasificar DTE, generar libros, reportes y declaraciones, y recibir documentos por correo. La base legal es la ejecución del contrato entre vos y NOVIX. No vendemos tus datos ni los usamos para fines ajenos al servicio.

Cuando facilitás tu nombre completo, DUI y teléfono como titular, se usan para tu identificación declarada, contacto y la preparación y gestión de documentos contractuales de tu cuenta. No usamos estos datos para publicidad ni mercadeo. Su captura no verifica por sí sola tu identidad ni tus facultades de representación de una empresa o despacho. Por sí sola, completar estos campos no genera ni firma un contrato.

4. Cómo recibimos tus DTE por correo y cómo los aislamos

Si activás la recepción por correo, los DTE pueden reenviarse a un buzón central de NOVIX. Tu cuenta solo toma los correos que te pertenecen, gracias a estos controles:

• Cada correo que declarás se VERIFICA (te enviamos un código a esa dirección): hasta que confirmás que es tuyo, no se usa para enrutar.
• Un correo verificado pertenece a UNA sola cuenta en toda la plataforma: ninguna otra cuenta puede reclamarlo ni tomar tus documentos.
• El buzón central es solo de TRÁNSITO y se procesa de forma automatizada; tras procesar un correo se archiva, de modo que no se mantiene una bandeja de facturas legible.
• El acceso entre cuentas está aislado a nivel de base de datos (cada cuenta ve únicamente lo suyo).

5. Cómo protegemos tu información

• Aislamiento por cuenta a nivel de base de datos (Row Level Security): una cuenta no puede ver los datos de otra.
• Los archivos (PDF/JSON de los DTE) se guardan en almacenamiento con acceso restringido; los de correos aún sin asignar quedan en un área accesible solo por el sistema.
• Cifrado en tránsito (HTTPS) y cifrado en reposo del proveedor de base de datos.
• Registro de auditoría de acciones sensibles y verificación de propiedad de los correos.
• Acceso del personal limitado a lo necesario para operar y dar soporte, bajo deber de confidencialidad.
• Los datos del titular capturados para la finalidad contractual tienen acceso restringido a la gestión autorizada de la cuenta y de sus documentos contractuales; no se incluyen en el correo de bienvenida ni en listados de compañeros.

6. Proveedores que nos ayudan (subencargados)

Para operar usamos proveedores de confianza que tratan datos por cuenta nuestra, bajo sus propios compromisos de seguridad:

• Supabase — base de datos y almacenamiento de archivos (servidores en EE. UU.).
• Vercel — alojamiento y ejecución de la aplicación (EE. UU.).
• Google Workspace — buzón de tránsito para la recepción de DTE por correo.
• Google — inicio de sesión opcional mediante Google OAuth. Se utilizan la identidad y el correo verificados para crear o reconocer el acceso; este registro no autoriza leer Gmail ni Google Drive.
• Resend — envío de correos del sistema (verificaciones, avisos).
• Ministerio de Hacienda (y el servicio de firma que uses) — únicamente para transmitir los DTE que decidís EMITIR. Es un envío que la ley exige, no un tratamiento comercial.

Algunos de estos proveedores están fuera de El Salvador (principalmente EE. UU.), por lo que hay transferencia internacional de datos. Los elegimos por sus medidas de seguridad y por sus compromisos contractuales de tratar los datos solo por cuenta nuestra.

7. Cuánto tiempo conservamos los datos

Antes de nada, lo importante: el DEBER LEGAL de conservar la documentación tributaria y contable por los plazos que fija la ley salvadoreña es del contribuyente y de su contador, no de NOVIX. Conservamos tu información mientras dure la relación para que puedas trabajar, pero no somos tu archivo legal: exportá y resguardá por tu cuenta.

• Mientras tu cuenta esté activa, conservamos tus datos para prestarte el servicio y cumplir plazos contables/fiscales.
• Los correos que no se reconocen como de ninguna cuenta (por ejemplo, DTE de quien no es cliente) se conservan solo el tiempo necesario para asignarlos y luego sus archivos se eliminan.
• Si cerrás tu cuenta, eliminamos o anonimizamos los datos salvo lo que debamos conservar por obligación legal.

8. Tus derechos

Si sos titular de una cuenta de NOVIX (un despacho o una empresa que contrató la plataforma), podés solicitar acceso, rectificación, cancelación u oposición sobre TUS datos personales escribiendo a empresa@novixfinance.com.

Si llegaste acá desde el Portal del cliente —es decir, sos cliente o persona empleada de un despacho que usa NOVIX—, tu responsable es ESE DESPACHO: dirigile a él tu solicitud y NOVIX la ejecuta por instrucción suya. No podemos entregar, corregir ni borrar información de una empresa por pedido de alguien distinto de quien la contrató, porque no somos quienes decidimos sobre esos datos; si nos escribís, te derivamos a tu contador.

Si actuás como responsable de los datos de tus clientes, NOVIX te asiste para atender las solicitudes de esas personas.

9. Cookies

Usamos solo las cookies necesarias para mantener tu sesión iniciada y el funcionamiento del sitio. No usamos cookies de publicidad.

10. Cambios y contacto

Podemos actualizar esta política; publicaremos la versión vigente en novixfinance.com/privacidad. Para cualquier consulta sobre privacidad: empresa@novixfinance.com · WhatsApp +503 7233-2632.